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Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

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Aufgrund der rasanten Ausbreitung des?Coronavirus werden zurzeit viele pr?ventive Ma?nahmen getroffen, die eine st?ndige Aktualisierung erfordern. Wir haben für die alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universit?t wichtigen Informationen zusammengestellt.

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Sind die Geb?ude der Universit?t noch offen?

Die Universit?tsgeb?ude dürfen nur noch zu Dienstzwecken, Erledigung von Studienangelegenheiten oder aus anderen wichtigen Gründen betreten werden. Für die ?ffentlichkeit sind alle Universit?tsgeb?ude geschlossen. Zur Sicherstellung eines kontrollierten Zugangs sind universit?re Geb?ude und Einrichtungen soweit m?glich geschlossen zu halten.

Der Geb?udezugang ist nur noch mit UniCards (Berechtigungsstufe: Zutritt 24 Stunden) und ggf. Schlüsseln m?glich. Dieses gilt auch für alle geb?udeinternen Kartenleseger?te. Es ist nicht ausgeschlossen, dass legitimierte Personen eine UniCard ohne die zuvor genannte Berechtigungsstufe haben. Diese Personen werden gebeten, sich bis auf weiteres den Zugang über berechtigte Kollegen*innen zu verschaffen und sich per Email () zu melden, damit ein UniCard-Anpassungsprozess definiert werden kann. Telefonische oder Rückfragen per Email k?nnen bis auf weiteres leider nicht beantwortet werden.

Welche Vorkehrungen sollte ich für den Fall einer vollst?ndigen Schlie?ung treffen?

Angesichts des fortschreitenden Verlaufs der Pandemie ist auch weiterhin mit einer weitreichenden Einschr?nkung des Betriebs zu rechnen und auch eine vollst?ndige Schlie?ung der Universit?t nicht auszuschlie?en. Bereiten Sie sich und Ihren Arbeitsbereich deshalb konkret und zeitnah darauf vor, dass es jederzeit zu einer vollst?ndigen Schlie?ung von universit?ren Bereichen/Geb?uden bzw. der gesamten Universit?t kommen kann und/oder Personen aufgrund einer Quarant?ne-Ma?nahme nicht an den Arbeitsplatz zurückkehren k?nnen.

Bitte identifizieren Sie – falls nicht bereits geschehen – wesentliche Prozesse und gegebenenfalls kritische Infrastruktur (Forschungs-, Laborergebnisse, Daten usw.) in Ihren Bereichen, die einer rechtzeitigen Sicherung und dauerhaften Versorgung bedürfen. Bitte kl?ren Sie dringend intern ab, wer diese Bereiche betreut und wer bei Ausfall von Personal (Krankheitsfall, Quarant?ne etc.) die Zweit-und ggf. die Drittbetreuung übernehmen kann. Es wird empfohlen, in den Einrichtungen Telefonlisten anzulegen.

Unverzichtbare Arbeitsmittel und -unterlagen, insbesondere dienstliche Notebooks und Handys, sind, soweit m?glich, mit nach Hause zu nehmen. Denken Sie auch an wichtige pers?nliche Gegenst?nde (Schlüssel, Brille, Papiere, privates Handy, Arzneimittel etc.).

Personen, die eine für den Betrieb essentielle, systemrelevante Aufgabe wahrnehmen müssen, erhalten für geschlossene Geb?ude eine dienstliche Zugangsberechtigung. Diese wird von der Leitung der Verwaltung (Kanzler) oder den jeweiligen Bereichsverantwortlichen / Vorgesetzen unterschrieben und gilt in Verbindung mit einer gültigen UniCard, dem Ausweis und Dienstsiegel. Die Berechtigung, die UniCard und der Ausweis sind stets mitzuführen. Es wird gebeten, eine Liste der Personen zu erstellen, die eine solche Berechtigung erhalten haben.

Die Grundversorgung der Geb?ude wird im Rahmen des reduzierten Betriebs über das Dezernat 4 sichergestellt.

Welche Regelungen gelten für die Arbeit von Zuhause aus (Home Office)?

Home Office wird m?glichst weitgehend, pragmatisch, mitarbeiterfreundlich und flexibel von den jeweiligen Vorgesetzten der Bereiche gew?hrt. Bis auf weiteres bedarf es keiner Genehmigung von Home Office durch das Personaldezernat; es genügt eine Information durch den/die Vorgesetzte/n formlos per E-Mail an das Personaldezernat über die Gew?hrung. Betroffenen aus Risikogruppen sind bevorzugt mobile oder Heimarbeitsm?glichkeiten einzur?umen. Die notwendige Ger?teausstattung sowie der Zugang zum universit?ren Netzwerk sind sicherzustellen.

Für die Arbeit im Home Office gelten grunds?tzlich die allgemeinen Regelungen weiter. Auf Grund der Ausnahmesituation werden, sofern Besch?ftigte keine Mehr- oder Minderarbeitszeiten mitteilen, im Zeiterfassungssystem ZEUS die für den/die Besch?ftigte/n geltenden Arbeitszeiten gebucht. Zur Vereinfachung sollen Mitteilungen über Mehr- oder Minderarbeitszeiten bezogen auf die gesamte Arbeitswoche an die jeweilige Zeiterfassungsstelle erfolgen; es bedarf keines Nachweises für einzelne Tage. Das Rektorat ist in Absprache mit dem Personalrat bestrebt, in der gegenw?rtigen Ausnahmesituation einen weitgehend flexiblen Dienstbetrieb zu erm?glichen.

Die Erreichbarkeit der Telearbeitenden w?hrend der Tele-/ Heimarbeit ist in Absprache mit dem/der Vorgesetzten eindeutig zu regeln und sicherzustellen. Hierzu sollen technische Hilfen wie die Umstellung des Dienstapparates gegebenenfalls auf das Privattelefon in Anspruch genommen werden. Die/Der Besch?ftigte ist verpflichtet, die geltenden Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen einzuhalten.

Die in Telearbeit besch?ftigten Mitarbeiter/innen stehen auch bei dienstlichen T?tigkeiten am h?uslichen Arbeitsplatz unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung.

Welche Angebote macht das Rechenzentrum für das Arbeiten von Zuhause aus (Home Office)?

Hinweise und Angebote des Rechenzentrums für das Arbeiten von zu Hause aus (Home Office), z.B. zu Themen wie "Video- und Online-Konferenzplattformen" und "Heimarbeit und private IT-Ger?te" findet man gebündelt auf den Seiten des Rechenzentrums.

Wie sollte ich den Betrieb in meinem Bereich organisieren, um bestm?glichen Schutz der Mitarbeiter/innen zu gew?hrleisten?

In jedem Bereich sind, soweit Home Office nicht m?glich ist, unabh?ngig agierende Teams zu bilden. Die Mitglieder dieser unterschiedlichen Teams sollen keinen direkten Kontakt untereinander haben, auch nicht w?hrend Pausen oder im privaten Bereich. übergabe und Team-übergreifende Besprechungen sind telefonisch oder mittels anderer elektronischer Mittel durchzuführen. Sprechen Sie sich hier mit Kolleg/innen aus anderen Bereichen ab, um sich gegenseitig bei Bedarf unterstützen zu k?nnen.

Besprechungen sind auf Video- oder Telefonkonferenzen o.?. umzustellen. Allgemein gilt, dass sich stets maximal fünf Personen gleichzeitig in einem Raum aufhalten dürfen, wenn der Mindestabstand von 1,5 m stets gew?hrleistet ist. Das gilt für alle R?ume, also– auch für Laboratorien, Werkst?tten etc.

Wie erreiche ich meinen Arbeitsplatz, wenn ich im benachbarten Ausland ans?ssig bin?

Als Besch?ftigte/r der Universit?t Freiburg gelten Sie bei Wohnsitz/Anreise aus dem benachbarten Ausland als Pendler/in. Diese sind als Personen, die t?glich oder für bis zu fünf Tage zwingend notwendig und unaufschiebbar beruflich oder medizinisch oder aus Gründen des Besuchs einer Bildungseinrichtung veranlasst in das Bundesgebiet einreisen oder sich weniger als 48 Stunden im Ausland aufgehalten haben, ausgenommen von der Regelung der Landesregierung Baden-Württemberg, sich unverzüglich nach der Einreise auf direktem Weg in die eigene H?uslichkeit oder eine andere geeignete Unterkunft zu begeben und sich für einen Zeitraum von 14 Tagen nach ihrer Einreise st?ndig dort abzusondern.

Bitte informieren Sie sich stets aktuell über m?gliche ?nderungen im jeweiligen Aufenthaltsland!

Um über die Grenze von Frankreich nach Deutschland zu gelangen, müssen folgende Papiere mitgeführt werden.

  • Ausweis / Reisepass
  • Pendlerbescheinigung. Diese muss gut sichtbar hinter der Frontscheibe ausgelegt werden.

Für die Rückreise wird, zus?tzlich zum Ausweis, folgendes Dokument ben?tigt: ?Bescheinigung über die Anreise zum Arbeitsplatz - L'attestation de l'employeur". Die ?Attestation individuelle", die in Frankreich normalerweise jedes Mal ausgefüllt werden muss, wenn der eigene Wohnsitz verlassen wird, ist für den Hin- und Rückweg zur Arbeit entbehrlich.
Die Bescheinigung über die Anreise zum Arbeitsplatz muss von Ihrer vorgesetzten Universit?tseinrichtung einmalig ausgefüllt werden. Wer sich nicht an diese Regelungen h?lt, dem drohen Geldstrafen.

Um über die Grenze aus der Schweiz nach Deutschland zu gelangen, müssen folgende Papiere mitgeführt werden.

  • Pass / Personalausweis / Identit?tskarte
  • Pendlerbescheinigung. Diese muss gut sichtbar hinter der Frontscheibe ausgelegt werden.

Für die Rückreise verlangt der Schweizer Zoll von Personen ohne schweizerische Staatsangeh?rigkeit zur Bescheinigung der Grenzg?ngereigenschaft zwingend eine gültige Grenzg?ngerbewilligung.

Weitere Informationen:

Sind die universit?ren Kindertagesst?tten noch ge?ffnet?

Seit Dienstag, den 17.03.2020 sind bis auf Weiteres alle Uni-Kitas und die Kita Wolkengarten geschlossen.

Gibt es eine erweiterte Notfallbetreuung in den Uni-Kindertagesst?tten?

Ab Montag, den 27.04.2020, wird die Notfallbetreuung in den Kindertagesst?tten und Schulen nach den Vorgaben der Landesregierung erweitert. So k?nnen zus?tzlich zu den bisher aufgenommenen Kindern auch diejenigen Kinder teilnehmen,

  • deren beide Elternteile oder deren alleinerziehendes Elternteil einer pr?senzpflichtigen beruflichen T?tigkeit au?erhalb der Wohnung nachgehen und vom Arbeitgeber unabk?mmlich gestellt werden. Die berufliche Unabk?mmlichkeit?bei pr?senzpflichtigen T?tigkeiten?ist vom Arbeitgeber zu bescheinigen. Dabei sind auch die Zeiten der beruflichen Pr?senzpflicht anzugeben. Bei Selbstst?ndigen ist eine Eigenbescheinigung ausreichend.
  • Zus?tzlich müssen die Eltern erkl?ren, dass eine famili?re oder anderweitige Betreuung der Kinder nicht m?glich ist.

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Alle Eltern, die an der Universit?t Freiburg besch?ftigt sind und die genannten Voraussetzungen erfüllen, k?nnen sich gerne für die Ausstellung einer entsprechenden Arbeitgeberbescheinigung direkt an die jeweilige Sachbearbeiterin oder den jeweiligen Sachbearbeiter im Personaldezernat (D3) wenden.

Die erweiterte Notbetreuung findet grunds?tzlich in der Einrichtung statt, die das Kind vor der Schlie?ung besuchte. Um einen Antrag auf Aufnahme zu stellen, wenden sich anspruchsberechtigte Eltern bitte an die dortige Einrichtungsleitung.

Für Kinder von Eltern in systemrelevanten Berufen, die bereits vor dem 27.04.2020 betreut wurden, muss bei weiterhin vorliegenden Voraussetzungen kein neuer Antrag gestellt werden.

Wo bekomme ich eine Arbeitgeberbescheinigung für die Notfallbetreuung in Kindertagesst?tten / Schulen?

Für die Notfallbetreuung in den Kindertagesst?tten und Schulen ist die berufliche Unabk?mmlichkeit bei pr?senzpflichtigen T?tigkeiten vom Arbeitgeber zu bescheinigen. Dabei sind auch die Zeiten der beruflichen Pr?senzpflicht anzugeben. Bei Selbstst?ndigen ist eine Eigenbescheinigung ausreichend.

Zus?tzlich müssen die Eltern erkl?ren, dass eine famili?re oder anderweitige Betreuung der Kinder nicht m?glich ist.

Alle Eltern, die an der Universit?t Freiburg besch?ftigt sind und die Voraussetzungen erfüllen, k?nnen sich gerne für die Ausstellung einer entsprechenden Arbeitgeberbescheinigung direkt an die jeweilige Sachbearbeiterin oder den jeweiligen Sachbearbeiter im Personaldezernat (D3) wenden.

Die erweiterte Notbetreuung findet grunds?tzlich in der Einrichtung statt, die das Kind vor der Schlie?ung besuchte. Um einen Antrag auf Aufnahme zu stellen, wenden sich anspruchsberechtigte Eltern bitte an die dortige Einrichtungsleitung.

Für Kinder von Eltern in systemrelevanten Berufen, die bereits vor dem 27.04.2020 betreut wurden, muss bei weiterhin vorliegenden Voraussetzungen kein neuer Antrag gestellt werden.

Welche Regelung gilt, wenn ich Kinder daheim betreuen muss?

Für Eltern, die ihren Dienst am Arbeitsplatz nicht oder nur eingeschr?nkt wahrnehmen k?nnen, weil sie ihren Betreuungspflichten nach der Schlie?ung von Schulen und Kindertagesst?tten nachkommen müssen, und die keine alternative Betreuungsm?glichkeit haben, gilt:

Besch?ftigte, die ein oder mehrere Kinder bis zur Vollendung des 12. Lebensjahres oder Kinder, die wegen einer k?rperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung dauernd pflegebedürftig sind, betreuen, und bei denen auf Grund ihrer T?tigkeit kein Home Office gew?hrt werden kann, werden in Absprache mit dem Vorgesetzten für die Zeit der Abwesenheit vom Dienst/von der Arbeit bis einschlie?lich 03. Mai 2020 ganz oder teilweise unter Fortzahlung des Entgelts freigestellt, sofern dienstliche Gründe dem nicht entgegenstehen.

Die fehlende Betreuungsm?glichkeit ist der/dem Vorgesetzten auf Verlangen glaubhaft zu machen. Zu prüfen ist auch, ob ggf. zumindest teilweise (trotz Betreuung) Telearbeit oder mobiles Arbeiten wahrgenommen werden, ggf. auch Arbeitszeitausgleich genommen werden kann.

Der/Die Vorgesetzte muss über die Gew?hrung die/den zust?ndigen Personalsachbearbeiter/in per E-Mail informieren.

Sind der Personalrat und die Beratungsdienste der Universit?t noch erreichbar?

Der Personalrat, der psychosoziale Beratungsdienst, den alle Besch?ftigten der Universit?t in Krisen und/oder Konfliktsituationen kostenlos in Anspruch nehmen k?nnen, der Betriebs?rztliche Dienst, die Schwerbehindertenvertretung sowie die Suchtkontaktstelle sind weiterhin als Ansprechpartner für Sie erreichbar. Die Beratungsangebote wurden zum Teil auf rein telefonischen Kontakt umgestellt. Bitte informieren Sie sich aktuell auf den entsprechenden Webseiten.

K?nnen Anordnungen auch per E-Mail an das Finanzdezernat gesandt werden?

Aufgrund der aktuellen Corona-Krise hat das Finanzministerium (MWK-Erlass vom 17.03.2020) zur Erleichterung der Umsetzung kurzfristiger organisatorischer Ma?nahmen (z.B. Nutzung von Homeoffice) entschieden, dass es zur Erfüllung der Formvorgaben, insbesondere in Hinblick auf das 4-Augen-Prinzip ausreichend ist, wenn die ausgeübten haushaltsrechtlichen Verantwortlichkeiten (sachliche- und rechnerische Richtigkeit, Anordnungsbefugnis) durch E-Mail-Schriftverkehr dokumentiert werden.
Ausführlicher Serviceartikel zur Umsetzung dieses Verfahrens

Wie erreiche ich das Finanzdezernat?

Funktions-E-Mail-Adressen werden auch im reduzierten universit?ren Betrieb erreichbar sein. Die Vertretung ist so organisiert, dass an allen Tagen mindestens eine Person der zweiten oder dritten Führungsebene vor Ort ist.

Die Gesch?ftsvorf?lle werden im D2 eingescannt und (wenn m?glich) digital bearbeitet. Wir bitten Sie daher, ab sofort und bis auf weiteres, Vorg?nge vollst?ndig nur per E-Mail zu übersenden. Wenn Dokumente vom Finanzdezernat auch in Papierform ben?tigt werden, bitten wir Sie, in jedem Fall auf den Dokumenten zu kennzeichnen, dass diese bereits digital vorliegen.
Sofern Sie uns die Anordnung nicht bereits in Papierform zugeschickt haben, gilt für Ihre Anordnungen das neue Verfahren zur "Anordnung per Email" – Vereinfachtes Verfahren an der Uni Freiburg".

Bitte setzten Sie SRM für Ihre Beschaffungen verst?rkt ein, da die Freigabe hier bereits im SRM erfolgt.

Wie erreiche ich das Personaldezernat?

Zum Gesch?ftsbereich Reisekostenstelle ist derzeit ein Kontakt nur per E- Mail m?glich. Bei den Abrechnungen k?nnen sich Verz?gerungen ergeben. Bitte sehen Sie von pers?nlichen Rückfragen ab.

Die Gesch?ftsbereiche Beamte/innen, Tarifbesch?ftigte sowie wissenschaftl./studentische Hilfskr?fte sind zu den üblichen ?ffnungszeiten besetzt. Sie k?nnen die zust?ndigen Sachbearbeiter/innen per E-Mail oder teilweise auch telefonisch erreichen. Bitte beachten Sie, dass es ihn wenigen F?llen durch das Home-Office zur Verz?gerungen bei der Bearbeitung Ihres Anliegens kommen kann. Bitte denken Sie daran, dass Sie Ihre Antr?ge frühzeitig einreichen.

In den Gesch?ftsbereichen Beamte/innen, Tarifbesch?ftigte sowie wiss./stud. Hilfskr?fte setzt sich das Personaldezernat dafür ein, die zum 01.04.2020 vorliegenden P6/P166-Antr?ge und sonstige im Personaldezernat zu diesem Datum vorliegenden Personalf?lle fristgerecht zu bearbeiten. Es kann davon ausgegangen werden, dass die bis zum 16.03.2020 vorgelegten Antr?ge/Personalf?lle auf jeden Fall abgeschlossen werden. Auch die zeitnahe Bearbeitung nach dem 16. 03.2020 eingegangener Antr?ge wird angestrebt, sofern dies unter den gegebenen Umst?nden m?glich ist

Die jeweiligen Vorgesetzten haben dafür Sorge zu tragen, das ohne vom Personaldezernat unterschriebenen Arbeitsvertrag nicht gearbeitet wird. Eventuelle Rechtsfolgen gehen zu Lasten der Einrichtung, die die Arbeitsaufnahme ohne Vertrag veranlasst hat.

Wie erreiche ich die Stabstelle Umweltschutz?

Die Stabstelle Umweltschutz ist bestrebt, weiterhin t?gliche ?ffnungszeiten anzubieten, unabh?ngig von der weiteren Einschr?nkung des Universit?tsbetriebs. Alle Einrichtungen im Notbetrieb oder in Quarant?ne werden gebeten, vor der Schie?ung oder Reduzierung des Betriebs alle notwendigen Entsorgungen durchzuführen oder entsprechend vorzubereiten. Dazu geh?ren Gefahrstoffe, gef?hrliche Abf?lle, aber auch Verderbliches wie Lebensmittel und Restmüll. Bitte setzen Sie sich rechtzeitig mit der Stabstelle in Verbindung. Wenn Ihr Bereich kurzfristig geschlossen werden muss, melden Sie sich bitte unverzüglich bei der Stabstelle.

Wie funktioniert die Beschaffung?

Bedarfsanforderungen der ZUV sind ab sofort digital per Mail an die Ansprechpartner/innen der Zentralen Beschaffung zu senden. Sofern die Unterschrift der/des Anordnungsbefugten / der/des Vorgesetzten nicht auf dem Formular vermerkt werden kann, ist die Zustimmung zur Beschaffung per Mail bei selbigen einzuholen und an die Zentrale Beschaffung zu senden.

Bitte nutzen Sie derzeit verst?rkt SAP-SRM, da damit ein Workflow mit mehreren Genehmigern gew?hrleistet ist.

Für Beschaffungen ab 5.000 EUR netto gilt weiterhin, dass alle für die Vergabeverfahren relevanten Dokumente (Leistungsverzeichnis, unterschriebener Beschaffungsantrag und ggf. Erl?uterungen) wie bisher auch per E-Mail an die Mitarbeiter/innen der Zentralen Beschaffung zu senden sind.

An wen wende ich mich wegen meiner UniCard?

Das UniCard-Büro für Mitarbeiter/innen (Standort Fahnenbergplatz) ist seit dem 17.3.2020 bis auf weiteres geschlossen. Bitte kl?ren Sie Fragen und Probleme mit dem/der jeweiligen Personalsachbearbeiter/in per Telefon oder E-Mail. Bei Verlust oder Verl?ngerung der Gültigkeit der UniCard nutzen Sie bitte den Postweg, Personaldezernat – UniCard-Team.

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